Bạn thường bắt đầu mỗi ngày với kế hoạch hoàn thành rất nhiều việc, nhưng cuối cùng nhận thấy mình trở nên mất tập trung và nhiều công việc bị trì hoãn. Vậy làm thế nào để bạn có thể kiểm soát công việc của mình? Có nhiều cách làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Từ việc quản lý thời gian tốt hơn đến các mẹo thư giãn, phân chia công việc hợp lý… Tất cả sẽ được Bloggiamgia.edu.vn chia sẻ trong bài viết này.
Bạn đang đọc: 8 cách làm việc năng suất và hiệu quả nên thử ngay
Contents
- 1 1. Tập trung vào một công việc
- 2 2. Nghỉ ngơi thường xuyên và nghỉ giải lao sau 3 tiếng làm việc liên tục
- 3 3. Lập kế hoạch danh sách công việc, ưu tiên những công việc quan trọng trước
- 4 4. Đặt mục tiêu phù hợp với năng lực và khả năng hoàn thành
- 5 5. Sử dụng quy tắc hai phút
- 6 6. Quy định và đặt khung giờ làm việc nhất định
- 7 7. Hạn chế gián đoạn khi làm việc
- 8 8. Đặt hẹn giờ
1. Tập trung vào một công việc
Bạn có thể cùng lúc thực hiện một số công khác nhau. Thế nhưng, có thể nó sẽ không hiệu quả bằng việc tập trung vào từng việc một.
Khi chúng ta tập trung vào nhiều hoạt động cùng một lúc, chúng ta thường mất nhiều thời gian hơn. Một số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành, còn dang dở hoặc được chất lượng thấp hơn so với việc tập trung làm một việc.
Ngoài ra, khi tập trung vào từng nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành có thể giúp bạn tăng năng suất tốt hơn. Vì khi tập trung vào một dự án tại một thời điểm, bạn sẽ cố gắng hoàn thành mục tiêu duy nhất nhanh nhất thay vì nhiều mục tiêu bị dàn trải.
Trong trường hợp các bạn phải thực hiện một lúc nhiều công việc, hãy sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự từ quan trọng nhất đến các công việc ít quan trọng hơn.
Bắt đầu ngày làm việc mới với công việc quan trọng nhất, khó xử lý nhất, những công việc đòi hỏi khắt khe nhất. Sau đó, kết thúc một ngày với những công việc nhẹ nhàng hơn và tốn ít thời gian hơn để tạo sự thoải mái và vui vẻ nhất sau mỗi ngày làm việc.
2. Nghỉ ngơi thường xuyên và nghỉ giải lao sau 3 tiếng làm việc liên tục
Không phải lúc nào bạn cũng có thể làm việc với năng suất tối đa. Bộ não của bạn cần nghỉ ngơi. Hãy nghỉ ngơi thường xuyên mỗi ngày để thư giãn não bộ. Các bạn nên kết thúc một ngày làm việc sớm nhất có thể để có thể nghỉ ngơi, thư giãn lâu hơn trước khi đi ngủ. Điều này tốt cho cả sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.
Ngoài ra, trong những giờ làm việc, các bạn cũng cần dành thời gian giải lao sau 3 tiếng làm việc liên tục.
Việc làm việc liên tục trong thời gian quá lâu có thể dẫn đến mệt mỏi hoặc kiệt sức, ảnh hưởng tới năng suất tổng thể. Nếu năng suất bị giảm, hiệu quả kém sẽ ảnh hưởng tới tâm trạng, khiến bạn thiếu động lực để tiếp tục cố gắng và làm việc.
Các bạn có thể tạo cho mình một kỳ nghỉ ngắn trong tháng hoặc nghỉ một vài phút trong ngày làm việc để não bộ được nghỉ ngơi, tinh thần và cơ thể được thả lỏng hơn.
Hầu hết các công ty đều có thời gian giải lao dành riêng cho nhân viên. Nhân viên có thể nghỉ ít nhất 5 đến 10 phút sau mỗi vài giờ làm việc. Những khoảng thời gian nghỉ ngắn này có thể giúp bạn nạp năng lượng, giải tỏa tâm trí và sẵn sàng trở lại với công việc với tâm thái tốt nhất.
3. Lập kế hoạch danh sách công việc, ưu tiên những công việc quan trọng trước
Một cách làm việc năng suất và hiệu quả là các bạn nên tập trung vào các công việc khó và tốn nhiều thời gian nhất. Nó có thể giúp bạn tập trung hơn so với lựa chọn làm trước các việc kém quan trọng.
Bạn có thể lập kế hoạch danh sách công việc cần thực hiện mỗi ngày theo thứ tự quan trọng nhất đến giảm dần. Dành thời gian vào mỗi tối hoặc vào buổi sáng trước khi đến công ty để liệt kê những công việc cần làm, ưu tiên những công việc quan trọng hơn lên trước.
Tìm hiểu thêm: Effect là gì? Hướng dẫn cách phân biệt Affect và Effect ở trong tiếng Anh
4. Đặt mục tiêu phù hợp với năng lực và khả năng hoàn thành
Thay vì đặt ra các mục tiêu lớn đòi hỏi nhiều công sức và thời gian để đạt được, hãy thử lập kế hoạch cho các mục tiêu nhỏ và vừa sức trong ngày. Nó có thể là một công việc nhẹ nhàng, dễ dàng hoàn thành hoặc nó là một công việc nhỏ nằm trong một dự án lớn. Bằng cách này, các bạn có thể hoàn thành từng bước các công việc trong mục tiêu lớn của mình.
5. Sử dụng quy tắc hai phút
Quy tắc hai phút là một cách làm việc năng suất và hiệu quả mà nhiều người áp dụng. Các bạn sẽ hoàn thành các công việc nào đó từ hai phút trở xuống, hoặc dành hai phút để bắt đầu các nhiệm vụ nhỏ mà mình có thể thực hiện.
Ví dụ như gửi email cho khách, sắp xếp lại danh mục công việc hay đơn giản là ghi lại các nhiệm vụ công việc đã hoàn thành, ghi danh sách việc dự định sẽ làm trong thời gian tới.
Vì các nhiệm vụ nhỏ vẫn là một phần quan trọng quyết định đến năng suất làm việc tổng thể của bạn. Vì vậy việc thực hành quy tắc hai phút có thể giúp bạn hoàn thành những công việc vặt, góp phần vào mục tiêu công việc lớn. Đồng thời, quy tắc này cũng giúp bạn tối ưu thời gian, không bị xao lãng và đi lạc hướng, hỗ trợ cho việc thực hiện các nhiệm vụ lớn hơn và phức tạp hơn.
6. Quy định và đặt khung giờ làm việc nhất định
Đặt khung giờ và quy định thời gian làm việc theo lịch trình cũng là một cách làm việc năng suất và hiệu quả. Theo đó, bạn cần đặt giới hạn thời gian cho từng công việc mà mình cần thực hiện. Chẳng hạn như với thời gian 90 phút hoặc 60 phút bạn sẽ làm công việc cụ thể nào đó như viết 1 báo cáo công việc, lên một kế hoạch truyền thông cho sản phẩm…
Bạn có thể in bản kế hoạch công việc và thời gian yêu cầu để theo dõi và ghi nhớ khoảng thời gian mình có để hoàn thành nhiệm vụ đã đặt ra.
Mục đích của việc đặt khung giờ làm việc là tạo ra một lịch trình để giúp bạn theo dõi các khoảng thời gian ứng với đầu công việc mà bạn thực hiện.
Ngoài việc lên thời gian làm việc, bạn cũng có thể lên lịch cho thời gian nghỉ giữa mỗi đầu công việc, để có thể “làm mới” bản thân khi hoàn thành và bắt đầu các dự án mới.
7. Hạn chế gián đoạn khi làm việc
Một sự gián đoạn ngắn cũng có thể khiến chúng ta bị gián đoạn toàn bộ công việc trong suốt cả ngày. Bạn có thể nghỉ giao lao trong thời gian ngắn như nói chuyện cùng đồng nghiệp, pha một tách trà, một ly cafe hay đi ra ngoài hít thở không khí trong 2, 3 phút.
Nhưng việc mất thời gian cho các cuộc trò chuyện, các cuộc thảo luận một chủ đề không liên quan đến công việc bạn đang làm có thể cản trở quy trình làm việc và giảm năng suất tổng thể của bạn. Hãy hạn chế tối đa số lần bị gián đoạn trong khi đang làm việc.
>>>>>Xem thêm: Điểm danh top 10 trung tâm thương mại to và đẹp nhất TP HCM
Bạn có thể đóng cửa phòng làm việc nếu có văn phòng riêng để tránh bị làm phiền. Hoặc nếu bạn làm việc trong môi trường văn phòng mở, bạn có thể sử dụng tai nghe giảm tiếng ồn, giúp hạn chế âm thanh nói chuyện trong văn phòng. Tai nghe cũng có thể là một cách lịch sự và khéo léo để cho đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn cần tập trung vào công việc và không muốn bị làm phiền.
8. Đặt hẹn giờ
Cách làm việc năng suất và hiệu quả sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý thời gian của bạn và phương pháp đặt hẹn giờ là một chiến lược mà bạn có thể tham khảo.
Tương tự như lên lịch giải lao và làm việc, phương pháp đặt hẹn giờ sẽ sử dụng đồng hồ hẹn giờ. Bạn dành riêng cho một công việc trong 20 phút hay 30 phút, làm việc đến khi bộ hẹn giờ tắt, bạn có thể giải lao 3 phút, sau đó quay trở lại làm việc tiếp.
- 10+ cách để không buồn ngủ khi làm việc hiệu quả nhất
- 7 Mẹo làm việc tại nhà hiệu quả cho dân văn phòng trong mùa dịch Covid 19
Trên đây là những cách làm việc năng suất và hiệu quả mà các bạn có thể tham khảo và áp dụng để thấy được những thay đổi tích cực. Đừng quên theo dõi các bài viết khác của Bloggiamgia.edu.vn để có thêm nhiều kiến thức hay và hữu ích cho cuộc sống.
