Mỗi ngày có 24 tiếng nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng và quản lý thời gian để có thể hoàn thành mọi công việc trong ngày. Nếu bạn đang quan tâm đến kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thì hãy đọc ngay bài viết này nhé!
Bạn đang đọc: 8 kỹ năng quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
Contents
- 1 1. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?
- 2 2. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
- 2.1 2.1. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
- 2.2 2.2. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
- 2.3 2.3. Phương pháp Pomodoro
- 2.4 2.4. Phương pháp The 2-Minute Rule
- 2.5 2.5. Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
- 2.6 2.6. Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
- 2.7 2.7. Phương pháp 80/20 (Pareto)
- 2.8 2.8. Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
1. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?
Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng vì nếu biết cách quản lý, sắp xếp hiệu quả, bạn sẽ hoàn thành được khối công việc nhiều hơn, hiệu suất cao hơn. Chính vì thế, có thể nói rằng, quản lý thời gian hiệu quả chính là 1 yếu tố góp phần vào thành công của những người thành đạt trên thế giới. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà việc sắp xếp thời gian hợp lý đem lại:
1.1. Gia tăng năng suất công việc
Lợi ích đầu tiên khi có kỹ năng quản lý thời gian tốt là năng suất làm việc tăng, giúp bạn đạt được cả chất lượng lẫn số lượng. Cùng 1 nhiệm vụ trong 1 khoảng thời gian bằng nhau nhưng người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ hơn so với người không có kỹ năng quản lý thời gian.
Trái lại, người có kỹ năng quản lý thời gian kém sẽ dễ rơi vào căng thẳng, luôn trong trạng thái phải chạy đua với thời gian.
1.2. Giảm thiểu áp lực công việc
Khả năng quản lý thời gian tốt cũng giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn, giảm tải áp lực. Việc phân chia và thực hiện công việc một cách bài bản, có kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung được các vấn đề cần giải quyết và bao nhiêu thời gian thiết cho chúng. Từ đó, bạn sẽ kiểm soát được các đầu việc và bớt căng thẳng hơn. Một tinh thần thoải mái chính là bí quyết để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
1.3. Nhanh chóng đạt được thành công
Người có kỹ năng sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả thường hoàn thành công việc sớm hơn với độ chính xác cao hơn. Do đó, họ sẽ dễ dàng có được sự yêu thích và tín nhiệm của cấp trên. Họ cũng dễ dàng đạt được thành công, mục tiêu theo kế hoạch đề ra.
Trái lại, người làm việc không có kế hoạch, không có kỹ năng quản lý thời gian hoặc làm việc theo cảm tính thường dễ nản, thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc không cố gắng hết sức.
1.4. Cân bằng cuộc sống hợp lý
Căn bằng giữa công việc và cuộc sống là 1 lối sống mà bất cứ ai cũng mơ ước, đặc biệt là dân đi làm văn phòng. Thật không dễ dàng để có thể chia đều quỹ thời gian ngắn hạn 24 giờ mỗi ngày để chu toàn cả công việc, gia đình lẫn dành cho bản thân minh.
Nhưng việc có được kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành tốt các công việc của mình, để từ đó có nhiều thời gian hơn bản thân cũng như chăm sóc những người thân yêu xung quanh mình.
1.5. Đẩy lùi các thói quen xấu
Việc sắp xếp thời gian khoa học còn góp phần tránh khỏi các thói quen xấu gây lãng phí thời gian. Điển hình nhất là thói quen trì hoãn. Việc trì hoãn công việc không chỉ khiến năng lực bản thân bị hạ thấp mà còn ảnh hưởng tới tiến độ công việc chung của cả nhóm. Chính vì thế, hãy nên học cách quản lý thời gian hiệu quả hơn cùng kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế thói quen “chết người” này nhé!
2. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
Hầu hết những người thành công đều nắm bí quyết sử dụng thời gian gian hợp lý, thông qua cách hành động của họ, bạn cũng có thể tự học hỏi những kỹ năng này. Dưới đây, Bloggiamgia.edu.vn sẽ giới thiệu đến bạn 1 số phương pháp quản lý thời gian thông minh được người thành đạt sử dụng:
2.1. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp MIT Most Important Task tập trung vào việc xử lý các việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Khi bạn có được danh sách nhiệm vụ cần ưu tiên, bạn sẽ có thể dễ dàng phân chia các phần việc còn lại hợp lý để vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo tiến độ. Bạn có thể chia những công việc ưu tiên vào nhóm Khẩn cấp như ở trong ma trận Eisenhower.
Tìm hiểu thêm: Cột cờ Lũng Cú ở đâu? Kinh nghiệm khám phá Hà Giang từ A đến Z
2.2. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được người thành công áp dụng làm là ma trận Eisenhower. Đây là 1 mô hình phân chia công việc dựa trên mức độ quan trọng/khẩn cấp bao gồm 4 tiêu chí Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng.
Khi sắp xếp công việc dựa theo mô hình Eisenhower, bạn sẽ có thể lên kế hoạch phân chia thời gian rõ ràng cho những công việc quan trọng cần ưu tiên ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ bạn hiệu quả trong việc ra quyết định và sử dụng thời gian như thế nào cho tối ưu.
2.3. Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn tăng sự tập trung khi giải quyết công việc.
Với phương pháp này, bạn sẽ làm việc theo chu trình 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Nghiên cứu cho thấy, pomodoro sẽ tạo áp lực về thời gian giúp bạn chú ý làm việc hơn. Bên cạnh đó, 5 phút giải lao cũng giúp bạn thư giãn đầu óc trước khi tiếp tục công việc.
2.4. Phương pháp The 2-Minute Rule
Quy tắc này nói rằng bạn không nên trì hoãn bất kỳ việc gì có thời gian hoàn thành không quá 2 phút. Hãy thử liệt kê các thứ bạn chưa làm mà có thể xong trong vòng 2 phút và bắt tay thực hiện ngay lúc này luôn nhé!
2.5. Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Phương pháp batching được đề cập đến bởi Tim Ferris trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ sẽ giúp bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn và làm việc hiệu suất cao hơn. Nó khuyên bạn hãy làm theo nhóm với các nhiệm vụ không quan trọng, không cần thiết.
2.6. Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Đối với các tổ chức doanh nghiệp, quy tắc sắp xếp thời gian 4D sẽ phổ biến hơn vì nó mang đến nhiều lợi ích cho việc quản lý 1 nhóm đông. Bí quyết của phương pháp 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác với 4D đại diện cho:
- Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
- Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
- Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.
- Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.
Không chỉ quản lý thời gian hiệu quả hơn mà phương pháp 4D cũng giúp việc theo dõi, giám sát và làm báo cáo trở nên dễ dàng hơn cho người ở cấp bậc quản lý.
2.7. Phương pháp 80/20 (Pareto)
Đây là 1 phương pháp quản lý thời gian cực kỳ quen thuộc đối với người thành công. Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp.
Nguyên tắc 80/20 khuyên rằng bạn nên xác định 20% công việc ưu tiên đem lại kết quả tốt nhất để hoàn thành. Việc tập trung vào công việc cụ thể đem đến giá trị cao sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
2.8. Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
>>>>>Xem thêm: 8 cách làm việc năng suất và hiệu quả nên thử ngay
Phương pháp 40-30-20-10 đề cập đến việc bạn nên dành 40% thời gian để làm việc quan trọng khẩn cấp nhất, sau đó dành 30% thời gian để làm những việc quan trọng kế tiếp, 20% thời gian để làm việc quan trọng thứ 3 và 10% thời gian để hoàn thành tất cả công việc còn lại. Đây là 1 phương pháp quản lý thời gian được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.
Trên đây là 8 kỹ năng quản lý thời gian thông minh của người thành đạt Bloggiamgia.edu.vn muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng giúp ích bạn phần nào trong việc quản lý thời gian nhé!
